Privacybeleid InStudent

1. Wie zijn wij

InStudent is een platform voor het beheren van stages, ontwikkeld en aangeboden door Van Hansewijck Development.

Contactgegevens:
Van Hansewijck Development
Brugstraat 32
2960 Brecht
België
+32 3 808 72 98
info@vanhansewijck.com

Functionaris voor Gegevensbescherming:
U kunt onze Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO) bereiken via:
dpo@vanhansewijck.com

2. Welke persoonsgegevens verzamelen wij

Afhankelijk van uw rol binnen het platform, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verzamelen:

2.1 Van studenten

• Identificatiegegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, studentennummer
• Opleidingsgegevens: onderwijsinstelling, studierichting, studiejaar
• CV-gegevens: opleiding, werkervaring, vaardigheden, talen
• Stagevoorkeuren en interesses
• Communicatie met bedrijven, onderwijsinstellingen en andere gebruikers van het platform
• Stageovereenkomsten en -beoordelingen

2.2 Van medewerkers van onderwijsinstellingen

• Identificatiegegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Functie en afdeling binnen de onderwijsinstelling
• Communicatie met studenten, bedrijven en andere gebruikers van het platform

2.3 Van medewerkers van bedrijven

• Identificatiegegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer
• Functie en afdeling binnen het bedrijf
• Bedrijfsgegevens: naam, adres, contactgegevens
• Stageaanbiedingen en -vereisten
• Communicatie met studenten, onderwijsinstellingen en andere gebruikers van het platform

3. Hoe verzamelen wij persoonsgegevens

Wij verzamelen persoonsgegevens op de volgende manieren:

• Direct van u: wanneer u zich registreert op het platform, een profiel aanmaakt, stageaanbiedingen plaatst, solliciteert, of communiceert met andere gebruikers.
• Via onderwijsinstellingen: onderwijsinstellingen kunnen basisgegevens van studenten en medewerkers verstrekken om accounts aan te maken.
• Automatisch: wanneer u het platform gebruikt, verzamelen wij automatisch bepaalde gegevens zoals IP-adres, browsertype, besturingssysteem en gebruiksstatistieken.
• Via cookies: wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om uw ervaring te verbeteren en het platform te optimaliseren. Voor meer informatie hierover verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

4. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

4.1 Uitvoering van de overeenkomst

• Het faciliteren van het stageproces tussen studenten, onderwijsinstellingen en bedrijven
• Het beheren van gebruikersaccounts
• Het mogelijk maken van communicatie tussen gebruikers
• Het verwerken en beheren van stageaanvragen, -overeenkomsten en -beoordelingen

4.2 Gerechtvaardigd belang

• Het verbeteren en optimaliseren van het platform
• Het beveiligen van het platform tegen fraude en misbruik
• Het analyseren van gebruikspatronen om de functionaliteit te verbeteren
• Het verstrekken van ondersteuning aan gebruikers

4.3 Toestemming

• Het delen van studentengegevens met bedrijven (op basis van sollicitatie)
• Het versturen van nieuwsbrieven en marketingcommunicatie
• Het gebruik van bepaalde cookies (zie ons Cookiebeleid)

4.4 Wettelijke verplichting

• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen met betrekking tot gegevensbescherming
• Het reageren op verzoeken van bevoegde autoriteiten
• Het bijhouden van administratieve gegevens volgens wettelijke bewaartermijnen

5. Met wie delen wij uw persoonsgegevens

Wij kunnen uw persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers:

5.1 Andere gebruikers van het platform

Afhankelijk van uw rol en activiteiten op het platform, kunnen bepaalde persoonsgegevens worden gedeeld met andere gebruikers:

• Studenten: Wanneer u solliciteert naar een stageplaats, worden uw profiel en CV gedeeld met het betreffende bedrijf en relevante medewerkers van uw onderwijsinstelling.
• Onderwijsinstellingen: Hebben toegang tot gegevens van hun studenten en de stageprocessen waarbij zij betrokken zijn.
• Bedrijven: Hebben toegang tot gegevens van studenten die solliciteren naar hun stageplaatsen, na opt-in van de student.

5.2 Dienstverleners

Wij maken gebruik van externe dienstverleners die namens ons bepaalde verwerkingsactiviteiten uitvoeren, zoals:

• Hostingproviders
• E-mailproviders
• Analytische diensten
• Klantenservicesystemen

Deze dienstverleners hebben alleen toegang tot de gegevens die nodig zijn voor het uitvoeren van hun diensten en zijn contractueel verplicht om deze gegevens te beschermen en niet voor andere doeleinden te gebruiken.

5.3 Bevoegde autoriteiten

In uitzonderlijke gevallen kunnen wij persoonsgegevens delen met bevoegde autoriteiten indien dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk voor de bescherming van onze rechten, eigendom of veiligheid, of die van onze gebruikers of anderen.

6. Internationale gegevensoverdracht

Uw persoonsgegevens worden voornamelijk verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte (EER). In sommige gevallen kunnen gegevens worden overgedragen aan dienstverleners buiten de EER. In dergelijke gevallen zorgen wij ervoor dat passende waarborgen worden getroffen, zoals:

• Adequaatheidsbesluiten van de Europese Commissie voor het betreffende land
• Standaard contractuele bepalingen goedgekeurd door de Europese Commissie
• Bindende bedrijfsvoorschriften
• Andere geldige overdrachtsmechanismen

7. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist of toegestaan is. De specifieke bewaartermijnen zijn als volgt:

• Accountgegevens: zolang uw account actief is en tot maximaal 2 jaar na inactiviteit
• Stagegegevens: tot 5 jaar na afronding van de stage (wettelijke bewaartermijn)
• Communicatie: tot 2 jaar na de laatste interactie
• Transactiegegevens: tot 7 jaar (wettelijke bewaartermijn voor administratie)

Na afloop van de bewaartermijn worden uw persoonsgegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd.

8. Uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens

Als betrokkene heeft u verschillende rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage: u heeft het recht om te weten welke persoonsgegevens wij over u verwerken.
• Recht op rectificatie: u heeft het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te laten corrigeren.
• Recht op verwijdering: u heeft het recht om uw persoonsgegevens te laten verwijderen onder bepaalde omstandigheden.
• Recht op beperking van de verwerking: u heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken onder bepaalde omstandigheden.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid: u heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen.
• Recht van bezwaar: u heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens onder bepaalde omstandigheden.
• Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde besluitvorming: u heeft het recht om niet onderworpen te worden aan een besluit dat uitsluitend is gebaseerd op geautomatiseerde verwerking, indien dit rechtsgevolgen heeft of u anderszins in aanmerkelijke mate treft.

U kunt deze rechten uitoefenen door contact op te nemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming viadpo@vanhansewijck.com.

Wij zullen uw verzoek binnen één maand beantwoorden. Deze periode kan indien nodig worden verlengd met twee maanden, rekening houdend met de complexiteit en het aantal verzoeken. Wij zullen u binnen één maand na ontvangst van het verzoek informeren over een dergelijke verlenging.

9. Klachten

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, neem dan eerst contact op met onze Functionaris voor Gegevensbescherming via dpo@vanhansewijck.com.

U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

10. Beveiliging van uw persoonsgegevens

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies, vernietiging of wijziging. Deze maatregelen omvatten onder andere:

• Versleuteling van gevoelige gegevens
• Beperkte toegang tot persoonsgegevens op basis van noodzaak
• Firewalls en beveiligingssoftware
• Regelmatige veiligheidsaudits
• Bewustmaking en training van personeel op het gebied van gegevensbescherming

Wij vereisen van onze dienstverleners dat zij vergelijkbare beveiligingsmaatregelen implementeren.

11. Cookies en andere tracking-technologieën

Wij gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om uw ervaring op ons platform te verbeteren en te personaliseren. Voor meer informatie over welke cookies wij gebruiken en hoe u deze kunt beheren, verwijzen wij u naar onsCookiebeleid.

12. Wijzigingen in dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om veranderingen in onze praktijken of toepasselijke wetgeving weer te geven. De meest recente versie zal altijd beschikbaar zijn op deze pagina, met vermelding van de datum van de laatste update.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hierover informeren via een kennisgeving op ons platform of per e-mail, indien wettelijk vereist.

13. Contact

Als u vragen, opmerkingen of verzoeken heeft met betrekking tot dit privacybeleid of de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u contact opnemen met:

Van Hansewijck Development
T.a.v. Functionaris voor Gegevensbescherming
Brugstraat 32
2960 Brecht
België
+32 3 808 72 98
dpo@vanhansewijck.com